Organizując wydarzenie, stajesz przed wieloma decyzjami. Wybór miejsca to jedyna decyzja, która będzie miała największy wpływ na wydarzenie. Data wydarzenia, opcje cateringowe i przyjemne doświadczenia uczestników… wszystko zależy częściowo od tego, którą przestrzeń do wynajęcia wybierzesz. Czy to brzmi trochę onieśmielająco? Nie musisz tak się czuć. Oto kilka wskazówek na temat tego, kiedy podjąć decyzję, co wziąć pod uwagę i jak zrobić lepiej. Kiedy zacząć szukać miejsca Im wcześniej tym lepiej. Gdy dobrze zrozumiesz 3 następujące rzeczy, możesz rozpocząć wyszukiwanie miejsca: budżet, szacowany rozmiar wydarzenia i wymagania dotyczące miejsca. Zarezerwuj miejsce z co najmniej 4-6 miesięcznym wyprzedzeniem, aby mieć wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie innych krytycznych rzeczy, takich jak catering, broszury i strony internetowe. Do planowania używasz narzędzi oszczędzających czas?
Co należy wziąć pod uwagę podczas wyszukiwania miejsca takiego jak przestrzeń do wynajęcia?
Przede wszystkim jest to lokalizacja przestrzeni do wynajęcia. Prawdopodobnie już to rozważałeś. W przypadku imprezy lokalnej możesz szukać miejsca w rozsądnej odległości od domów lub miejsc pracy większości uczestników. Jeśli wielu uczestników będzie podróżować spoza miasta, korzystne będzie miejsce w pobliżu lotniska lub hoteli. W każdym przypadku nie zapomnij wziąć pod uwagę ruchu, transportu i opcji parkowania. Ponadto, „na wszelki wypadek otrzymaj oficjalną umowę z dostawcą miejsca, ponieważ zmiana miejsca imprezy jest prawdopodobnie ostatnią rzeczą, którą chcesz zobaczyć”. Jeśli chcesz zminimalizować ryzyko spóźnienia się uczestników, zapewnij im mobilną aplikację eventową, która w dzisiejszych czasach jest standardem. Dzięki mapom GPS, wskazówkom dojazdu i informacjom na temat parkowania / transportu na wyciągnięcie ręki, uczestnicy poczują ulgę.
Jeśli przestrzeń do wynajęcia znajduje się w dużym kampusie lub instytucie, mapy ze szpilkami szczególnie pomagają. W przypadku imprez z wystawami, plakatami lub sesjami równoległymi interaktywne mapy wewnętrzne pomogą uczestnikom w wygodnej nawigacji.